保密工作档案是开展保密工作的原始记录，是完善保密管理体系的基础数据。加强保密工作档案建设，规范保密工作档案管理，是保证保密工作有迹可循、有据可查的必要措施。但在实际工作中，部分军工单位保密工作档案管理并不完善，甚至存在被忽视的情况。相关保密干部还须加深对这项工作意义、内涵、标准的认识，持续提高本单位保密工作档案管理水平。
被低估的保密工作档案管理
保密工作档案管理属于军工单位保密体系建设的规定性内容。相关标准明确提出，各单位应当建立保密工作档案，由保密工作机构和业务部门按照职责分工分别建立;档案内容应当完整真实，反映单位保密工作开展实际情况，并应当按照规定保存，保存期限一般不少于3年。
保密工作档案是衡量单位保密管理水平和完善相关项目过程管理的常用工具。近年来，为加强国防科技工业保密工作，有关部门越来越重视军工项目尤其是重大战略项目的过程管理，对军工单位相关项目管理全过程审查审计日益加强。其中，要了解项目各阶段的保密管理情况，最基础、最常用的方法就是查阅保密工作档案。在这种情况下，档案如果不清不全不实，就很有可能影响相关项目的结项和后续项目的申请。
保密工作档案还是配合进行失泄密事件查处和保密违法违规行为处罚的辅助依据。近年来，军工单位失泄密事件时有发生，保密干部常要配合有关部门调查并在其指导、建议下进行问责。而在调查取证和责任追究过程中，保密工作档案作为具有一定效力的“原始记录凭证”，能够帮助办案人员还原事件真相，从而对单位、个人作出适当处理。
总而言之，做好军工单位保密工作档案管理意义重大。但该项工作的重要性常被低估，反而成为不少军工单位保密工作的薄弱环节，对后续管理造成阻碍:
1.档案意识淡薄，保密工作档案收集不完整。部分领导干部对保密工作认识过于片面，认为只要不发生失泄密事件、不影响项目正常开展即可，因此对相关过程记录不以为然，有的单位甚至出现了业务部门、保密部门都不留存审批登记手续的情况，致使保密工作档案长期收集不全，严重偏离保密行政管理部门要求。
2.档案知识不够，保密工作档案分类不准确。相关标准规定，保密工作档案应当按照国家有关档案管理工作规范要求进行分类归档。但在实际工作中，许多干部缺乏基本的档案学知识，留存保密工作档案时分类无章、组卷杂乱、排列无序，导致档案的系统性、规范性不强，查询、使用费时费力。据笔者所知，有的军工单位因此在现场审查时给专家留下较差印象，严重者甚至影响了审查结果。
3.档案要求不严，保密工作档案内容不翔实。由于各种原因，部分单位在保密管理审批方面存在漏审、错审等现象，相关人员在收集、整理保密工作档案时，也不按照制度或标准严格把关、要求经手人补齐手续，有的甚至帮忙捏造记录，导致保密工作档案不真实、不具体、不连贯。这种做法无异于对保密违法违规行为的纵容，一旦发生失泄密事件，保密工作档案不仅将无法发挥“凭证”作用，还有可能对有关部门查清事实、追究责任造成干扰。
落实保密工作档案管理的“规定动作”
按照标准要求，保密工作档案管理应遵循“方便工作、便于查证”的原则，及时记载文字、规范整理归档，使其能够真实全面反映单位保密工作开展情况。具体来说,应从以下几方面入手。
1.完善保密工作档案管理制度。军工单位保密工作档案管理制度应参照内部综合档案管理规则，结合实际情况制定。由于保密工作档案并非全部产生于保密部门，根据“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的原则，相关管理制度应在对保密部门提出要求的同时，明确规定各有关部门的保密工作档案管理职责，并对相关归档原则、归档范围、归档流程等作出具体说明，使保密工作档案管理有章可循。
2.科学开展保密工作档案分类。保密工作档案分类既要符合军工单位“归口”“融合”实际、打破传统档案按学科分类的禁锢，又要符合国家档案管理规定，便于查找利用，还要体现保密工作的特色，做到科学统一。一般来说，保密工作档案按照相关审查认定体系至少可分为两级，各军工单位的情况不同。根据笔者多年的工作经验，有的二级类目内容较多，如单位A涉密人员比较多，其涉密人员管理档案可再细分为涉密人员上岗、脱密、变更、教育培训、因私出境等三级类目;有的二级类目内容较少，如单位B涉密人员比较少，相关档案量也不大，便可以不再细分三级类目。另外，随着有关部门对工作秘密管理的进一步加强，军工单位也可提前一步，将工作秘密内容单独建档，以备不时之需。
3、加强保密工作档案收集审核。保密工作档案要依据归档范围进行收集，因此相关归档范围的制定至关重要。总的来看，保密工作档案资料的归档范围应根据标准要求，结合单位业务归口管理的具体流程和各环节保密管理要求制定，并应收集得尽量全面。在时间方面，各责任部门应及时、定期收集相关档案资料，最好做到“日清月结”，以保证档案内容连续。档案资料收集后，有关人员要注意对其进行审核，保证各类保密管理审批记录真实、准确，要素无缺项漏项，材料之间无前后不一致等问题。
4.规范保密工作档案整理编目。保密工作档案应遵循档案整理组卷的基本要求，可以按照事由归纳，按照时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套文件相对集中存放。编目工作应包括编制档号、案卷目录、卷内目录和卷脊等，使每件档案被赋予一个档号，每件档案都可以通过案卷目录和卷内目录被检索到，卷脊注明案卷号、案卷类目和案卷内容概括等信息，以便查询调阅。
当然，加强保密工作档案管理是一项系统性、长期性工作。各军工单位还应从加强相关人员技能培训、开展专项检查等多个方面发力，引导保密工作档案管理始终朝着科学化规范化方向前进。
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