随着社会的进步，现代化信息技术飞速发展，档案管理工作也迈进了数字化和网络化的新时代。近年来，档案数字化工作在党政机关推进较快，在发挥积极作用的同时，也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现，部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作，导致失泄密案件时有发生。
违规外包扫描
2013年7月，某档案服务公司承担了某地方档案数字化工作。该公司数字化加工项目
经鉴定，其中涉及数百份国家秘密。事件发生后，该公司给予直接责任人宋某开除处理，该
资料流转不登记
2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。
经查，发布者系某省档案局服务人员孙某，该局在当年的档案数字化工作中，因现场工作人员疏忽，对原始纸质档案资料进行拆封扫描后未加以检查，导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍下发在家庭微信群中，造成泄密。
存储载体丢失
2015年12月，某市档案局工作人员发现，在某项档案数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，随即向有关部门报告。
随后，该省保密局对备份数据进行密级鉴定，移动硬盘中的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。
违规复制扩散
2014年6月，有关部门在工作中发现，某公司连接互联网的OA系统服务器中存有大量涉密文件扫描件。经查，2009年11月，该公司决定将上级机关和外单位来文扫描为电子文件进行流转。
该公司办公室未区分文件涉密情况，统一扫描后通过互联网OA系统报相关领导批阅。由于涉密文件可以下载阅读，导致公司OA系统服务器、邮件服务器和大量计算机终端中均存储有涉密文件。检查中还发现，该互联网OA系统有境外合法用户登录的记录，个别还下载了涉密文件。事件发生后，有关责任人员被严肃处理。
小密分析
以上案例的发生，最主要的原因在于工作人员严重缺乏保密意识，认为档案数字化就是把纸质档案扫描上传，对第三方不加审核，对档案数字化工作不做监管，对原始档案的出库、入库、拆封和复原等环节没有核查，最终导致大量泄密行为的出现，给“有心之人”提供了可乘之机。
如何加强档案数字化管理？
一、增强保密防范意识
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建立完善的电子信息档案保密制度。建立完善的电子信息档案保密制度有利于确保保密工作的有序进行，做好电子档案信息的登记、查询、复制、保存、销毁和定期检查等工作内容，明确保密信息管理人员的基本工作要求及工作规范。
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加强档案管理者的保密意识。管理人员在档案保密工作中扮演着不可忽视的角色，直接影响档案安全。要采取有效措施，不断提高档案管理人员的保密防范意识，加强档案管理者的保密培训工作。
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加强档案使用者的保密意识。日常工作中应采取多种措施，不断提高档案使用者的保密工作意识和理念，使其在档案使用过程中严格遵守既定的规范和制度，准确把握自身需要承担的法律责任。
二、重视电子档案管理软硬件建设
电子档案需借助计算机、网络、服务器等软硬件实现存储、查询和共享等功能，因此，加强电子档案软硬件建设也应成为电子档案保密管理的重要内容，将电子档案系统运行环境升级建设纳入日常性工作，才能切实提升信息数据的完整性及准确性，加强系统的整体管理效果，从而有效地避免信息风险。
三、保密工作中应用网络安全技术
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防火墙技术。科学
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加密技术。合理利用加密技术可以有效避免电子信息技术传输中所产生的被窃取风险，同时，充分利用加密技术也可以确保信息使用及管理的安全，防止发生信息泄露问题。
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设置访问权限。设置访问权限的主要目的是防止
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备份技术。电子档案存储中应高度重视存储的多元化特征，采取多层备份措施来有效减轻由于档案丢失所产生的负面影响，同时也应对备份载体做好有效管理。
现阶段，我国网络环境的开放性明显加强，随之而来的是前所未见的网络安全隐患。因此，电子信息档案管理工作也需要应对诸多的信息安全问题。为有效保障电子档案信息安全，应结合当前实际，采取科学有效的应对措施，不断提高电子信息档案管理保密工作的水平。
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