随着信息技术的迅猛发展，现代办公自动化设备得到了广泛应用，极大地提高了办公效率。在对企业保密现场审查中，我们发现在给工作带来方便的同时，也给安全保密带来了诸多问题，需要我们了解其特性，充分认识泄密途径及危害，积极采取有效措施，在安全保密环境下发挥其效能。
一、办公自动化设备主要特性
办公自动化设备总体发展趋势是设备性能更加优越、使用更加方便、系统更加完备和技术更加完善，但同时安全系数较低。
办公自动化设备品种多样、结构精巧、功能齐全、交互即时，给企业安全检查、发现纠治增加了难度，应用安全系统较低。
比如：核心技术掌握在别人手中，设备中不可避免存在未知特殊功能或“后门”隐患；安装应用不明软件，在软件运行中可能造成涉密信息扩散和泄密；违规操作使用，很难做到及时发现、实时监控和有效查处等等。
二、办公自动化设备泄密途径
办公自动化设备往往受外界环境、应用技术、人为因素和日常管理等影响，从而使信息在“无意”中泄露。
01
设备本身造成泄密
电磁辐射泄密。办公自动化设备使用过程中产生的各种信息通过电磁辐射暴露在空中，采用相应的设备就可以接收这些通过电磁辐射暴露的有用信息。
窃密装置泄密。目前，多数功能强大的办公自动化设备仍依靠进口，这些设备在出厂时有的已经被安装了窃密装置，窃密装置会自动将处理的信息转换为电子信号传输出去。
存储功能泄密。办公自动化设备大都内置了存储器，这些设备在工作中，会将处理过的信息存储在存储器中，在维护、维修时，外部人员可提取存储器内的信息。
02
人为因素造成泄密
企业因安全保密宣传教育不到位，使用人员保密意识淡薄，对办公自动化设备存在的泄密隐患漏洞不知情，使用办公自动化设备时粗心大意而泄密；违反对办公自动化设备选型、购置、使用、维修、报废处理等规章制度，私自购买、违规使用，导致存在泄密隐患漏洞。
03
管理不到位造成泄密
核心技术掌握在他人手中，缺乏有效的技术手段来对办公自动化设备进行检测，办公自动化设备中存在未知特殊功能或“后门”的隐患是不可避免。
为了确保办公自动化设备使用安全保密，一般为其配备了电磁屏蔽、电磁干扰、信息传输加密和物理隔离等措施，但为了图省事，这些配套防护措施没有有效落实，使得办公自动化设备经常处于无设防状态。
突出表现在设备使用没有真正落实“谁使用谁负责、谁管理谁负责”要求。
三、办公自动化设备安全保密管理对策
一是条块结合，齐抓共管，努力打造办公自动化设备保密管理体制。
企业领导要把办公自动化设备保密管理列入重要议事日程，纳入保密整体工作之中，用更多的精力抓好办公自动化设备保密管理工作。
要积极选调高素质的专业技术人才，充实办公自动化设备保密管理工作队伍。
要把普及保密知识，增强保密意识，作为加强办公自动化设备保密管理工作的重要环节来抓，把保密教育与高科技知识学习紧密结合起来，切实在增长知识、强化意识、提高技能上下功夫。要明确责任分工。
保密工作领导小组应切实负起责任，加强宏观筹划，实施科学指导；信息化管理部门应切实履行对办公自动化设备的技术检查、检测、应急处置和相关产品的测评认证职责；运行维护保障等业务部门也应各司其职，密切配合，按照“谁主管、谁负责”的原则，落实好保密工作责任制。
二是求真务实，严格管控，以确保安全保密为前提，以满足工作需要为原则，建立一个既利于工作又便于保密的管理机制。
要健全管理制度。重点围绕设备使用、信息传递、日常管理和违规追究等事项，建立健全审批审查、维护操作、用户授权、责任追究等制度，使办公自动化设备管理做到有章可循。
要落实管控措施。加强设备的日常保管，不接受别人赠送的信息设备，购买、维修遵守保密规定并采取保密措施，及时清除存储的涉密信息，严禁将涉密信息设备在非涉密场所使用。
要强化督导检查。各级保密工作部门应综合运用行政和技术手段，实施经常性的检查与监测，对办公自动化设备选型、购置、使用、维修、报废等实施全过程的监督和管理，确保各项规章制度的落实；要及时发现问题，堵塞漏洞，消除隐患，对安全保密隐患严重的设备或系统，要立即停用，限期整改。
三是加强研究，科学防范，努力提高办公自动化设备保密管理水平。要选用好设备。
注重安全、实用，不能盲目求洋、求新、求全，尽量选用国产的设备，选用功能结构熟悉、简捷，经过安全认证的产品。要应用好技术。
利用好降低辐射、电磁屏蔽、电磁干扰、信息加密等技术，做好技术防范工作。
要加强研究。把办公自动化设备保密管理研究作为信息安全保密理论研究的重要课题，认清特点规律、找到有效办法，牢牢掌握做好办公自动化设备安全保密管理工作的主动权。
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