对于党政机关的工作人员来说，通过会议传达和学习相关文件材料，是贯彻落实党和国家方针、政策等的重要途径。
保密法实施条例第二十七条规定，举办会议涉及国家秘密的，主办单位应当按照国家保密规定管理国家秘密载体。
但在实际操作中，因对会议涉密文件材料管理不规范而导致的泄密事件时有发生。具体来看，以下三个环节最容易出错：
No.1
制作环节
制作环节中最容易出现的问题是，存在该定密不定密、该报批不报批、该审核不审核等违反保密法律法规的行为。
工作中比较常见的一种违规情形是，擅自摘抄上级涉密文件材料中的相关内容且不按规定定密，导致涉密文件材料被 “变相脱密”，留下泄密隐患。
案例1
某市一公办幼儿园网站刊登一份秘密级国家秘密文件。经查，该市某区直部门办公室主任张某在起草向区委常委会汇报的某材料过程中，违规摘录上级会议沙密文件中的有关内容，且未按规定标注密级。随后，该电子版学习材料被发送给区委常委会列席单位。区教育局收到文件后，又将该电子版材料转发给所属各基层单位，后被幼儿园有关人员传到网上。
造成泄密事件发生后，有关部门给子张某党内严重警告处分。
No.2
发放环节
该环节最容易出现向不属于文件发放范围的人员发放会议涉密文件材料的行为。一些工作人员认为，只要是参会人员，就是会议涉密文件材料的发放对象。
发放会议涉密文件材料，必须遵守保密法第十六条关于 “知悉范围” 的规定，严格在会议方案规定的人员范围内发放，任何人均不得擅自增加发放对象，随意扩大知悉范围。
案例2
在例行检查中，发现多家网站刊登了一份机密级国家秘密文件。经查，某单位组织本单位中层以上领导干部学习上级有关文件精神，其中就包括这份机密级文件。按照会议的要求，只有正式参会人员才可以领取该文件，会务人员不在发放范围内。会议召开期间，会务人员郭某向文件保管人员徐某索要上述文件。徐某明知郭某不在文件知悉范围之列，但碍于情面仍将文件发给了他。郭某后来将文件泄露给他人，几经转发，造成泄密。
事件发生后，有关部门给子郭某留党察看、行政撤职处分，给予徐某行政记大过处分。
No.3
保管环节
该环节最容易出现会议主办单位保管会议涉密文件材料的人员、场所、设施、设备不符合国家保密要求的问题。
根据保密法第三十一条及保密法实施条例第二十七条立法精神，保管会议涉密文件材料，应以保障会议涉密文件材料安全、防止会议涉密文件材料被知悉范围外人员接触为目标。
案例3
某单位在涉密会议召开期间，一台存有涉密文件的沙密笔记本电脑被盗。经查，该单位工作人员在休会期间，未及时将放置在桌上的涉密笔记本电脑存放于保密柜中，被人顺手偷走。经有关部门全力侦查，抓获了犯罪嫌疑人，并追回被窃的笔记本电脑。
事件发生后，有关部门对该单位负有直接责任、领导责任的人员进行了严肃处理。
案例4
有关部门在检查中发现，多家网站刊登了一份秘密级国家秘密文件。经查，某市市直部门召开工作会议传达上级会议精神，负责“传达提纲”起草工作的办公室主任刘某，违规摘编上级涉密文件有关内容，且未按规定定密。会议期间，该市市直部门发现有关内容属于国家秘密，要求各参会单位将“传达提纲”作为涉密文件严格管理，但在会议结束时却未对已经发放的文件进行回收，后被有关人员传到互联网上，造成泄密。
事件发生后，有关部门给子刘某党内严重警告处分。
如何加强管理？
01
制作需规范
如果制作会议文件材料涉及国家秘密内容，应当在涉密计算机上起草；依法履行定密程序；会议涉密文件材料应在定点单位印制，不得擅自改变印制数量，严禁个人留存，更不能复制；对文件过程稿、清样、废页等不需归档的材料要及时销毁。
02
发放需谨慎
会议涉密文件材料的发放应当有专人负责，不得随意经手他人；需在会议中使用涉密文件材料的，主办单位应当在会前根据有关文件材料的密级、敏感程度以及工作的实际需要等因素，确定会议站密文件材料的发放范围；发放时要履行登记、签收手续，并在会上明确提出使用文件材料的保密要求，参会人员应当严格执行。
03
保存需细心
应当在安全保密的场所中保存会议涉密文件材料，不能与一般文件材料混放，并有专人管理、专柜存放；开会时，文件管理人员要随时掌握有关文件资料的去向，如果参会人员离开会场，应当将会议涉密文件材料存放到保密场所或保密设备中。
04
保管需严格
会议结束时，应当按规定清退、回收会议涉密文件材料，并妥善保管，需要归档或销毁的，按有关规定办理；确因工作需要，决定由参会人员带走的，要做好记录，并明示携带人员不得通过普通邮政等无保密措施渠道传递。
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